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Online Rechnung schreiben, Ein Interview mit Fastbill

Fastbill ist eine Online-Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Rechungen, Kunden, Angeboten und Produkten. Darüber hinaus gibt es noch Zusatzfunktionen, wie Zeiterfassung und vieles mehr. Ich habe mit René Maudrich, Gründer und Geschäftsführer von Fastbill, ein Interview geführt, in dem er auf die Funktionen eingeht und einen Einblick in die zukünftige Entwicklung von Fastbill gibt.

Bitte stell Dich und  Fastbill.com kurz vor.

fastbillHallo, mein Name ist René Maudrich (30) und ich bin Gründer und Geschäftsführer von FastBill. FastBill.com ist eine webbasierte Lösung für die Kunden- und Rechnungsverwaltung, speziell für kleine Firmen und Einzelunternehmer (z.B. Freelancer). Unser Ziel ist es, die Standardaufgaben der täglichen Büroarbeit zu automatisieren und damit die leidige, aber nötige Buchhaltungsarbeit zu vereinfachen, so dass unsere Kunden mehr Zeit für ihr Kerngeschäft haben.

Heute, drei Jahre nach der Gründung, sind wir sehr zufrieden mit der Entwicklung und haben bereits viele Kunden überzeugen können. Vielleicht auch deshalb, weil wir nicht nur Prozesse vereinfachen, sondern unsere Kunden auch von spezifischem Wissen bei z.B. steuerlichen Richtlinien oder Gesetzen profitieren lassen. Viele wissen z.B. nicht, dass beim Rechnungsversand per Mail z.B. eine digitale Signatur nötig ist. Das spart eine Menge Recherche und Eigenarbeit der Kunden.

Welche Funktionen bietet Fastbill dem Nutzer und welche Vorteile resultieren daraus?

FastBill ist eine Software-as-a-Service (SaaS), mit der kleine Unternehmen ihre komplette Kundenverwaltung und Auftragsabwicklung sowie -abrechnung online abbilden können. Konkret bedeutet das, dass zu jedem angelegten Kunden Angebote, Rechnungen, Mahnung und weitere Dokumente erstellt und versendet werden können. Bei FastBill passiert das alles auf Knopfdruck, sogar der Versand wird von uns entweder per Post oder, mit digitaler Signatur, per Mail abgewickelt.

Zusätzlich können auch eingehende Belege verwaltet, Arbeitszeiten und Aufgaben erfasst und Auswertungen aller Zahlen erzeugt werden. So bleibt die Liquidität jederzeit im Blick, was vor allem für Firmen ohne große Cash-Vorräte wichtig ist. Alles was dafür benötigt wird, ist ein internetfähiger PC und ein Account bei Fastbill.

Die wesentlichen Vorteile sind die sofort nutzbare Software, egal von welchem PC. Eine Installation ist nicht nötig, auch die letzten Updates sind sofort verfügbar. Der Service kostet nur 5,95€ pro Mitarbeiter und Monat, dafür können unbegrenzt viele Rechnungen und Kunden angelegt und erstellt werden. Das gibt es in der Form bisher nicht am Markt. Dazu kann jeder Nutzer sein Briefpapier individuell gestalten und z.B. mit seinem Firmenlogo aufwerten. Auch die Texte in den Mails oder den Dokumenten können beliebig angepasst werden. Kurzum: FastBill ist praktisch, intuitiv, schnell, sicher und umfangreich konfigurierbar. Ebenso entfällt die Recherche nach gesetzlichen Anforderungen und Rechnungslegungs-Richtlinien. Sämtliche Anforderungen des Gesetzgebers werden berücksichtigt und integriert (wie z.B. digitale Signatur). Und ganz neu: Wer möchte kann auch ohne Anmeldung und Registrierung bereits einfache PDF Rechnungen unter www.fastbill.com/sofortrechnung erstellen.

Seit wann gibt es FastBill und wie seid ihr auf die Idee gekommen?

FastBill entstand 2007 durch die Feststellung, dass viele Dienstleister, vor allem kleine Unternehmen und Freelancer, jeden Monat eine Menge Zeit in allgemeine Tätigkeiten wie Zeiterfassung und Abrechnung der Leistungen stecken müssen. Wenn diese Arbeiten nicht möglichst einfach erledigt werden können, gerät man häufig in Verzug, rechnet ungenau ab und muss u.U. auf die Zahlungseingänge warten. Was dabei stark auffällt: Häufig handelt es sich um immer die gleichen Posten wie Arbeitszeiten oder Standardprodukte- oder Leistungen.
Bis dahin gab es für Kundenverwaltung, Abrechnung und Auswertung von Geschäftszahlen entweder die Möglichkeit komplexe Buchhaltungssysteme einzusetzen, die jedoch recht teuer und viel Expertenwissen verlangen, oder man setzte auf Excel oder Word, hatte viel Handarbeit und riskierte formale Fehler in wichtigen Dokumenten.

Mit dieser Erkenntnis und den ersten Erfahrungen mit webbasierten Systemen haben die fünf Gründer (René Maudrich, Thomas Wittbecker, Andreas Bachmann, Alexander Lapp, Patrick Fend) FastBill im Frühjahr 2007 konzipiert und entwickelt. Zusammen vereinen wir umfangreiche Erfahrungen in Softwareentwicklung,  komplexem Hosting, Betriebswirtschaft und Marketing.

Welche Zielgruppe sprecht Ihr an? Für wen eignet sich Fastbill?

FastBill eignet sich besonders für Kleinst- und Kleinunternehmen, also Firmen bis 50 Mitarbeiter. Die Fokus-Zielgruppen sind dabei: Einzelunternehmer, Existenzgründer, Dienstleister-Teams (Agenturen) und Anbieter wiederkehrender Produkte (wie z.B.  Hosting, Domains, Reports etc.). Die letzten Jahre haben uns gezeigt, dass sich der Trend ganz klar in Richtung webbasierter Software entwickelt. Flexibilität und örtliche Unabhängigkeit ist ein wichtiger Faktor für die Zielgruppe geworden. Heute ist es eben normal, von überall arbeiten zu können.  Das belegt auch der deutliche Trend von SaaS-Angeboten der großen Player wie z.B. Google, Microsoft, oder Apple. Auch euer Blog bestätigt diesen Trend und bietet hilfreiche Tipps, wie man flexibel und unabhängig arbeiten kann.

Wie funktioniert FastBill für den Anwender genau. Kannst Du ein Beispiel geben?

Am Beispiel erklärt es sich am einfachsten: Man meldet sich beispielsweise als Freelancer bei FastBill.com an und nutzt für drei Monate ohne Einschränkung alle Funktionen in vollem Umfang – völlig unverbindlich und  kostenlos! Nach der Anmeldung werden die wichtigsten Daten wie Rechnungsangaben, Währung und Zahlungsziel in einem Assistenten abgefragt und festgelegt. Ab dann ist der Account bereit und Leistungen wie z.B. „eine Stunde Dienstleistung“ können eingetragen werden. Das ganze dauert nur wenige Minuten.

Im nächsten Schritt der Projektarbeit bietet es sich dann an, ein Angebot zu erstellen und gleich per Mail zu versenden. Das geht bei FastBill einfach per Klick direkt aus dem System heraus. In der Zeiterfassung kann der Freelancer für seine Arbeit die Zeiten exakt erfassen und in Projekten organisieren. Am Monatsende werden diese dann mit wenigen Klicks zu einem Rechnungsentwurf zusammengefügt. Die Rechnungen können aber auch aus dem Angebot heraus oder ganz neu erstellt werden. Egal wie, es dauert immer nur wenige Minuten bis die richtigen Bausteine aus Kundendaten und Leistungen zusammengesetzt sind und die Rechnung erstellt ist. Der letzte Schritt ist die gesetzlich erforderliche digitale Signatur mit anschließendem Mailversand, oder ganz klassisch der Versand per Post. Beide Varianten wickelt FastBill für den Kunden auf Knopfdruck ab. Bezahlte Rechnungen können entsprechend markiert werden. Und falls es doch mal länger dauert, bieten wir auch Mahnvorlagen an. Einfacher geht´s nicht. Und durch den Versand per Mail spart man auch noch die teuren Portokosten.

Läßt sich FastBill in andere Anwendungen wie z.B. Onlineshops integrieren?

Wir arbeiten sehr eng an der Zusammenarbeit mit weiteren Anbietern wie Shopbetreibern, die passende angrenzende und webbasierte Dienste entwickeln und anbieten. Diese Anknüpfungspunkte sind wichtig, da sie viele Schritte im Geschäftsprozess unserer Kunden zusammenführen. Die Bereitstellung der API bietet die Grundlage dafür. So kann unser Webservice künftig auch von allen Entwicklern genutzt werden, die die Funktionen von FastBill in eigenen Systemen integrieren möchten. Für unsere Kunden ist es schließlich einfacher, wenn sie möglichst viele Schritte durchlaufen können, ohne sich bei vielen Diensten einzeln anmelden zu müssen.

Rechnungs- und Kundendaten sind ein sensibles Thema. Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es bei euch?

Das Thema Sicherheit ist ein sehr wichtiges Thema, auch bei FastBill! Unser Vorteil ist, dass FastBill von einem Team gegründet wurde, welches im hochprofessionellen Hosting zu Hause ist. Mit der ADACOR Hosting GmbH haben wir einen Partner an Bord, deren Hauptgeschäft die sichere Speicherung und Verarbeitung von Daten von Großkonzernen ist. Das bedeutet konkret: Für die Datenübertragung nutzen wir eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung, die auch als Standard bei Online-Banking gilt. Darüber hinaus sichern wir unsere Server mit einem umfassenden Firewall-System ab, welches rund um die Uhr von den Sicherheitsexperten der ADACOR überwacht wird. Zusätzlich finden tägliche Daten-Backups und eine redundante Datenspeicherung statt. Auch der bewaffnete Wachschutz darf an dieser Stelle erwähnt sein.

Fazit: Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass ihre Daten sicher verwahrt und nur ihnen zugänglich sind.

Was kostet FastBill und wie lange ist die Vertragslaufzeit. Gibt es eine Möglichkeit FastBill zu testen?

Viele Wettbewerber, viele Preismodelle. Wir verzichten auf eine komplizierte Preisstruktur, die im Zweifel nicht mit dem Geschäft unserer Kunden skaliert. FastBill kostet nach einer 3-monatigen und kostenlosen Testphase pro Mitarbeiter und Monat nur 5,95€. In der Testphase steht bereits der volle Funktionsumfang zur Verfügung. So hat jeder Nutzer ausreichend Zeit um sich ein eigenes Bild zu machen. Sollte er FastBill auch nach längerer Zeit nicht mehr nutzen wollen, so kann zum Ende des laufenden Monats gekündigt werden. Die Daten können vollständig exportiert werden und gehen in keinem Fall verloren.

Übrigens, wer wirklich nur mal schnell eine Rechnung schreiben möchte, kann dies auch unter www.fastbill.com/sofortrechnung tun – kostenlos und ohne Registrierung.

Wie vermarktet Ihr Fastbill. Was funktioniert und was nicht so gut?

Wie jedes Start-Up stehen wir vor der Herausforderung eine breite Masse anzusprechen. Deshalb fokussieren wir uns speziell auf Zielgruppen und Themen, zu denen die FastBill-Vision gut passt. Mit konkreten Kooperationen und Kampagnen bauen wir unser Netzwerk und die Reichweite erfolgreich und stetig aus. Darüber hinaus versuchen wir hohe Streuverluste bei klassischen online Kanälen zu vermeiden. Das spart Budget und bringt gezieltere Erfolge. Als junges Startup muss man clever sein und jede gute Gelegenheiten nutzen.
Darüber hinaus haben wir natürlich viele Ideen, um das Produkt noch besser zu machen und weitere nützliche Funktionen einzubringen. Wir gehen ebenso sorgsam mit dem Feedback unserer Kunden um, wie auch mit den Anforderungen am Markt. Unser Ziel ist deshalb, die Anbindung an Systeme in vor- oder nachgelagerten Prozessen weiter voran zu treiben, um eine durchgehende digitale Beleghaltung zu erreichen. Dazu gehören Steuerberater-Systeme, Online-Shops und weitere angrenzende Produkte.

FastBill befindet sich laut deiner Aussage in einer Umstrukturierung. Was geschieht da genau?

Umstrukturierung ist fast Alltag für kleine Start-Ups. So haben wir neben der bereits realisierten Umstellung des Preismodells und der Website noch eine Überarbeitung der Benutzeroberfläche im System vor. Darüber hinaus arbeiten wir an Kooperationen mit einigen Partnern, zu denen ich leider noch keine Details preisgeben kann. In den letzten Jahren haben wir viel gelernt und wissen, wie man die Abläufe und wiederkehrenden Arbeiten noch einfacher gestalten kann. Nun arbeiten wir sukzessive an der Umsetzung einzelner Bausteine. Lasst euch also überraschen.

Ihr betreibt auch einen Blog. Warum das und welche anderen Social Media Maßnahmen führt ihr durch?

Stimmt. Neben dem Blog sind wir natürlich auch bei Facebook und Twitter aktiv. Wir suchen immer wieder den Kontakt zu unseren Kunden und nehmen jedes Feedback dankend an. Nur so können wir noch besser verstehen, was unsere Kunden wollen. Dafür nutzen wir auch immer wieder gerne die Chance in Blogs zu schreiben und für Interviews zur Verfügung zu stehen, wie auch hier bei Lifestyle-Design. Danke noch mal für die Gelegenheit.

Was plant ihr für die Zukunft von Fastbill? Worauf dürfen wir uns freuen?

Wie bereits erwähnt, wollen wir unsere Kooperationen mit anderen SaaS-Anbietern  weiter ausbauen, die angrenzende Tools für die Geschäftsprozesse unserer Kunden anbieten. Bereits in den nächsten Monaten stehen noch einige Änderungen in diese Richtung an. Es wäre doch super, wenn man bald seine Kunden per Klick auf den Kontaktnamen im FastBill direkt anrufen oder seine komplette Belegverwaltung per Knopfdruck an den Steuerberater übergeben könnte, ohne sich bei einem zusätzlichen Dienst dafür anmelden zu müssen. Darüber hinaus planen wir auch, den Dienst in mehreren Sprachen anzubieten, damit wir das Leben der Zielgruppe auch im Ausland vereinfachen können.

Dein Schlusswort

Vielen Dank noch mal für das Interview. Ich finde das Engagement und die Motivation eures Blogs lobenswert und hoffe, dass wir allen Lesern den Schritt in die Selbstständigkeit und Unabhängigkeit mit FastBill erleichtern können. Viel Erfolg weiterhin!

Vielen Dank an René Maudrich für das interessante Interview.

Fastbill ist ein wirklich nützliches Tool für alle Kleinunternehmer und Freelancer die unabhängig von Zeit und Ort arbeiten wollen. Darüberhinaus hilft es auch das virtuelle Büro in Ordnung zu halten. Besonders gut gefällt mir die unkomplizierte Preisstruktur und die Möglichkeit den Dienst 3 Monate lang völlig unverbindlich testen zu können.

Wichtig wäre für die Zukunft sicherlich die Möglichkeit der Integration und Anbindung anderer Online-Dienste. Aber daran wird ja schon gearbeitet. Ich nutze selber gerade die dreimonatige Testphase. Was ich bisher gesehen habe gefällt mir sehr gut. Aber machen Sie sich doch ein eigenes Bild und teilen Sie uns Ihre Meinung mit.

Hier können Sie,  Fastbill 3 Monate kostenlos testen.

Bild: Paperwork by kozumel